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Fatores Críticos de Sucesso para Implantação de Projetos Estratégicos

No contexto de gestão de projetos, a implementação é a chave do sucesso. As organizações investem tempo e recursos para construir um plano sofisticado e no fim muitas se frustram com os resultados por não investirem o mesmo esforço do início do projeto em sua fase final, para implantá-lo.
O resultado de um projeto depende tanto de um planejamento de alta qualidade quanto de uma execução eficaz. Qualquer projeto que fique apenas no papel é apenas um conceito, uma ideia. O resultado desejado só será alcançado quando as diretrizes estratégicas estiverem sendo executadas e geridas como rotinas operacionais, passando a ser tangíveis com resultados mensuráveis.
A implantação do projeto consiste em “tirar do papel” e colocar em prática todas as ações necessárias para que os conceitos estabelecidos se tornem processos, políticas, regras e resultados. Ou seja, é chegada hora da execução.

No planejamento da implantação é fundamental identificar a distância que existe entre o que é desejado (planejado) e o que é possível (realidade). É trocar o motor do avião em pleno ar, sem deixá-lo perder altitude.

O planejamento e a gestão da implantação devem ser sistêmicos, envolvendo e integrando de forma proativa todas áreas da organização impactadas pelas mudanças dos projetos.
Quanto mais complexo o projeto, maior será a necessidade de construir um plano de ação profundo e detalhado. Não se deve economizar no detalhamento do plano de ação. É importante trazer para o plano informações sobre COMO fazer as coisas e não somente sobre O QUE deve ser feito.
O modelo que usamos para conduzir a implantação de projetos consiste em 6 etapas:

1- CONEXÃO
Nesta fase é necessário construir uma conexão real e sincera com a equipe, para que todos possam sentir-se confiantes e seguros.

2- ENGAJAMENTO
Todo projeto requer algum tipo de mudança, que por mais que desejada, causa desconforto e tira as pessoas de suas zonas de segurança. Essa fase é superada respeitando-se o tempo e a cultura da organização, e pode ser facilitada dedicando esforços à promoção do engajamento. Com isso, alinham-se as expectativas dos envolvidos no projeto sobre os impactos que ele traz. Deixar claro o propósito do projeto e apresentar a sinergia deste propósito com a cultura da empresa faz com que todos compreendam PORQUE esse projeto existe e está sendo implementado, bem como os benefícios esperados.

3- COMUNICAÇÃO
A comunicação é um dos fatores mais críticos de sucesso da implantação de um projeto. É necessário estabelecer um modelo de comunicação que seja contextualizado ao dia-a-dia do negócio. A comunicação deve ser didática, palatável, tangível e que deixe claro qual será o papel de cada um no projeto. A comunicação deve abranger temas como: conceitos novos, modelos, plano de ações, cronograma, mudanças, impactos e benefícios.

4- CAPACITAÇÃO E DESENVOLVIMENTO
A partir da análise do perfil da equipe envolvida no projeto, um plano de capacitação e desenvolvimento é estabelecido. Deve-se prover a equipe de conhecimento, certificando-se de que estão todos preparados para executar as atividades que lhes serão atribuídas.

5- AÇÃO
A execução do projeto requer disciplina e priorizações. O processo de follow-up (controle) é eficaz para manter as ações alinhadas ao plano. Nesta fase é comum perder o foco misturando as atividades de rotina com as atividades específicas do projeto, o que pode ser atenuado com a reavaliação constante das prioridades.

6- RESULTADO
O resultado é o objetivo fim de um projeto, atingido como consequência da execução eficaz do que foi estruturado e planejado.

Por fim, nossa experiência em implantações de projetos nos mostra que as diversas tarefas que o compõem precisam ser executadas em cenários cheios de obstáculos e desafios comportamentais e operacionais. Nesse contexto complexo, a empatia e entusiasmo do líder são chaves para conduzir a equipe na implantação das atividades. Dessa forma, o time supera em conjunto suas dificuldades e conquista com sucesso o resultado desejado

Milena Massonetto.

Praxis Business